(一)总体要求
根据《数字档案馆建设指南》，需要在局域网、政务网、互联网三个网络建设不同的系统来满足档案的管理和查询利用。该系统是以局域网为平台，面向档案馆的内部应用，同时作为政务网及互联网系统建设的基础平台。系统由档案业务管理系统、档案开发鉴定管理系统组成。它以建立档案核心资源总库为目标，实现档案信息资源的采集、接收、整理、保管、鉴定、统计等全过程规范化管理，提高档案馆业务管理的效率和资源服务的安全可靠性，满足利用者和档案管理者需求。
(二)技术要求
1先进性
要求系统能够在较长的一段时间之内仍能够在技术层次上不致落伍，要求系统的开发和设计在技术上足够先进。系统应基于当前主流技术体系(如Java、.net)设计研发，系统要求采用B/S结构进行开发，支持Web访问，系统能满足千人用户使用，系统平台应采用模块化、组件化，易于客户二次开发和配置，系统需确保功能成熟。
2高效性
系统支持包括全文检索在内多种检索手段，百万数据单次检索客户端响应时间≤5秒;在网络稳定的环境下操作性界面单一操作的系统响应时间≤3秒;
3兼容性
系统应支持Mysql数据库，服务端支持windows2008R2及以上版本等操作系统，客户端支持WindowsXP、Windows7、win10及以上版本，兼容各种浏览器。
4可操作性
系统具有灵活方便、可配置的授权机制，实现按照角色、组织机构进行数据授权和功能授权，提供便捷友好的可视化授权配置功能，以使所属单位系统维护人员可以根据业务需求进行授权管理;系统管理工作少，并能根据单位的规模分解管理任务。
5稳定性
要求系统具有良好的稳定性，保障档案馆日常工作的正常运转。系统应具备较好的容错能力，保障在特殊情况下不中断正常工作。
6集成性
系统应具有良好的外接接口和其他信息系统的连接。系统应可以根据业务需求，开放平台各业务功能模块对外部系统的数据及功能服务接口，具有Webservice等主流先进接口方式，以方便与各种信息系统进行集成。
(三)应用要求
1系统应具备灵活的可配置性，针对档案馆的管理需求和规范，定制配置档案及电子业务文档的管理规则、单位组织、人员和角色、元数据配置等。系统支持用户自定义各类报表。
2系统具有多样、多级的控制数据文件的使用权限。
3系统提供详细的审计功能，审计人员能即时审计安全操作日志，系统能提供报表日志管理。
4系统具有文件使用情况、工作情况统计等功能。
5系统在管理模式上，支持多部门和多全宗相互结合的模式，档案数据按全宗管理，人员按部门管理，适应档案馆的组织机构的变化与管理。
6软件要求开放数据库字典结构，有详细的数据库文件说明。在不影响软件安全性和版权控制的前提下，开放软件部分源代码。
(四)安全性要求
1身份鉴别：系统具有确认用户身份的真实性与合法性能力。
2权限控制：系统具备完善的权限授予、判断和控制功能。根据经过鉴别的真实身份确定对信息内容或信息系统应用的访问权限。系统应可以支持为每个档案和业务文件设置知悉范围。系统具有用户的操作和授权日志记录以备查看。
3数据安全：确保信息内容在存贮和传输中的安全，不被非授权用户访问，系统要对重要数据按一定的算法进行与备份。
4完整性：确保信息内容不被非授权用户恶意或无意修改或删除。
5抗否认性：建立审计机制，使任何用户对其所进行的操作不可否认。日志信息应涵盖对系统和数据文件内容的存取操作，以及用户检索利用等方面。
6系统安全：能够记录系统运行时所发生的所有错误，包括本机错误和网络错误。这些错误记录便于查找错误的原因。
(五)系统功能需求
1业务流程需求
依照档案馆档案收、存、管、用各业务环节的实际要求，档案信息化管理系统应实现档案收集、整编、归档、查询、利用、借阅、鉴定、销毁、编研等各项业务的全程信息化管理，至少覆盖以下业务流程：
1)接收入库流程
已经整理完毕不需要再整理的数据，如数字化加工形成的正式移交数据和部分历史数据、已经补充录入直接进入正式库的数据;另一类是需要进行整理的数据，如需要进行录入整理的新进馆档案、立档单位离线上报的档案、存在严重数据质量问题的进馆档案等，档案馆接收人员可以根据情况确定这些录入、导入、挂接的档案数据属于那种类型，并加以控制处理。对需要整理的档案数据，需要首先保存进档案整编库。由档案人员进行校对审核。对有问题的数据，需要批量退回，待提交人员清理修正后重新提交进馆。对无问题的档案可以直接进行再次整理，整理完毕后提交进入正式库，完成进馆流程。
2)档案利用流程
系统应支持电子档案的网上浏览、、下载利用和对档案实体的借阅管理。
3)鉴定销毁流程
系统应自动提醒档案管理员，对已到期档案进行鉴定，并基于鉴定的结果对档案进行处置。
4)档案统计汇总流程
系统应支持档案的固定统计和随机统计，即自动定期完成的数据汇总统计和档案员根据需要定制的汇总统计。
5)档案编研流程
档案管理员可以创建专题，选取相关的档案，并支持手动编写编研材料，专题可根据需要指定浏览范围进行发布。
6)赋权审批流程
对于没有权限浏览、借阅、、下载的档案，查询用户可以在网上提出赋权申请，经过审批后得到使用权限。
7)打包推行流程
当有使用者发出推送请求后，管理员可以接收并进行处理：可根据具体要求整理相关档案条目或专题，并设置相应的有效期，推送给申请人，由申请人对电子档案资源进行利用，也可根据具体情况做驳回处理。
支持管理员主动对档案及专题信息进行整理，并设置相应的有效期，推送给指定的目标用户进行利用。
2用户和角色需求
用户在整个档案馆系统内是唯一的，角色按需要来划分，系统应具有：档案管理员、系统管理员，部门兼职档案管理员，各级领导，档案使用者等角色，同时也可以自行建立角色分配权限。
1)局馆领导
可以浏览系统中的业务数据和有关报表，并根据系统提供的信息进行相应的决策;
2)档案管理员
负责接收下属立档单位上报的档案信息和局馆内馆藏历史数据的收集并对这些档案数据进行管理，以及保存管理，有权查询利用各种档案数据，具有对数据的控制权限;
3)库房管理员：
负责对库房的日常管理，包括库房档案管理、库房各类信息的管理等等;
4)档案利用人员
包括局馆内部档案利用人员和到馆查档用户，局馆内部档案利用人员可以根据所授予的权限进行查阅利用，对无权查阅的文件可以进行网上申请并由档案管理员确认后赋予利用权限，到馆查档用户通过自助查档系统进行自助式的档案利用。
5)档案编研人员
负责各类档案专题、史志等的编研、发布等工作;
6)系统管理员
负责对整个系统进行初始化、参数配置、用户、角色和权限管理、日常系统维护等工作，具有对系统管理的最高权限
3功能详细要求
依据档案馆档案业务要求及应用需求，系统应由：、档案检索、信息收集、档案管理、综合利用、统计日志、档案配置、系统配置等模块组成，模块功能要求如下：
作为系统的入口页面，集中展示了档案人员最常用的功能和最需要了解的信息，方便登录用户了解系统整体情况，更快捷的利用和管理档案，具体模块划分如下：
l快捷搜索
提供快捷搜索工具条，支持多(采用空格分隔)模糊查询;搜索结果根据档案类型和信息的种类(案卷、文件、电子原文)分别汇总展示;可查看条目的具体信息，默认权限范围内的条目可直接利用原文，非默认权限范围的可发起利用申请，同时支持条目的收藏。
l待办提醒
系统将当前需要档案人员办理的事项，按照业务模块进行分类汇总显示：显示每类业务剩余待办总数，以及每类业务最新待办事项的来源及简要内容，并可直接进行办理。
l消息中心
系统将用户收到的来自各个业务模块的未读提醒消息集中显示，用户可及时了解到相关信息。
l档案推送
若档案利用者收到了档案管理员主动推送的档案信息，在推送有效期内，可对档案的电子原文进行浏览、下载利用;在有效期外的推送，则只能查看推送记录，不允许再利用。
如果有档案利用的需求，也可以提交推送请求，由档案管理员处理。请求推送来的档案的利用规则，与主动推送相同。
l个人申请：
将档案利用人员所提交的赋权申请和借阅申请分别进行汇总显示，档案利用人员可查看申请的处理状态;对于赋权申请，如果在赋权有效期内可以直接点击进行浏览或下载;对于借阅申请，系统会突出显示即将到归还期或已经逾期的借阅申请，提醒用户及时归还档案。
l个人设置
用户可自助修改密码;档案管理员还可以设置常用管理功能的快捷方式。
l信息公告
点击可查看档案馆当前所发布的信息公告，按频道分类展示公告信息，点击查看公告详情。
l大数据
显示当前档案馆所有已归档档案的相关统计信息，包括文件总数、案卷总数、电子原文总数、赋权总人次、借阅总人次等。
档案检索和利用
用户可采用多种方式对档案条目进行检索，并在其权限范围内对档案进行利用，超出权限范围的利用需求可通过提交赋权申请经审批通过再加以利用。用户还可以浏览专题库中有权限的专题信息，集中利用相关的档案和编研材料，具体模块划分如下：
l档案检索
支持多种检索方式，包括跨门类检索(在一个全宗内，自动检索所有档案类型)、组合条件检索(在指定的档案类型内，自定义多条件组合检索)、跨全宗检索(跨全宗档案的集中检索)、全文检索(基于档案条目信息和正文内容，搜索范围更大)、指定目录分类检索(对于熟悉档案业务的专业人员，可以迅速定位目标)等多种途径的检索功能;检索结果可查看条目具体信息，根据权限进行利用，也支持条目的收藏。关联检索(实现在多个档案库查找相关的档案，例如通过文书档案的文号，可以把相关采购和通(合同档案)、实施文件(工程档案)和技术资料(科技档案)搜索出来)。
l档案收藏
提供档案收藏车功能，用户可以将需要的档案加入收藏，便于日后多次利用，支持分批检索档案并加入收藏，再集中进行下载、借阅等利用操作。
l档案利用
支持用户在其默认权限内对数字档案资源进行浏览、、下载等在线利用，或对实体档案进行借阅利用;默认权限外的档案利用，可通过赋权申请或借阅申请，经相关的审批流程，通过后可获得相应权限。
l专题浏览
支持浏览和利用档案管理员整理发布的专题库内容。专题内相关的档案和材料资料会集中进行展示，便于用户全面、快捷的获得专题相关信息。专题库支持权限控制，只有指定范围内的组织和人员可以浏览专题信息、利用专题内容的编研材料和档案原文。
档案采集
根据每个全宗、每种档案类型管理的具体情况，支持采用适合的采集和整理模式：
具体模块划分：
l收集整编
档案采集分为在线著录、数据导入、数据接口归档三种方式，所有数据都会进入收集整编库中，统一进行整编管理。
在线著录支持单个条目的著录、插录和追加，还支持在线批量著录。
支持多种档案编号规则整理模式：自动整理模式(根据设定的整理规则由系统自动分配编号、自动生成档号、自动组卷，支持调件(卷)、同分类调件(卷)操作)及手动整理模式(主要用于兼容历史档案数据，支持手动编号、设置档号、手动组卷(盒)等管理操作)。
支持多种电子文件挂接方式：单个档案挂接(逐个档案进行电子文件挂接操作)、批量档案挂接(通过设定匹配规则，将本地已整理完毕的电子文件批量上传，并自动挂接至指定的一批档案)、扫描挂接(本地连接扫描仪，扫描实物并自动挂接到当前档案)。
系统自动对挂接的电子文件做异步处理：生成预览文件(进行格式转换并根据需要添加水印)、抽取正文内容并建立索引。
l档案移交
对于集中整理及分散整理的采集整理模式，可通过移交流程完成档案信息从立档单位到档案馆的移交工作。移交业务分为发起、审核、接收、退回等处理环节。系统可生成并记录移交清册以备查。
l数据导入
支持本地文件导入(如手工维护的excel或第三方系统导出的excel/csv格式数据文件，导入模板可自定义)、离线客户端数据包导入(通过离线客户端实现分散采集数据并集中导入统一管理)。
档案管理
在整编库中，系统应对接收进馆的数据，可以进行补充著录、编号、数据比对等操作，也可以进行修改、删除和批量入正式库。对于已归档到正式库中的档案，管理员可以完成日常的管理工作，包括案卷和文件调整、封皮目录及脊背、出入库操作、保管期限到期鉴定、保密期限到期鉴定、档案销毁、数据备份和恢复管理等，具体模块划分如下：
l档案管理
支持对案卷、文件等各级档案进行调件(卷)、同分类调件(卷)、卷内调序等常用管理操作。支持各级档案封面、文件目录、备考表和脊背的。支持案卷(盒)的入库上架、出库下架操作，选择库位时系统自动提醒库位的实时剩余容量统计信息，辅助参考。支持对档案进行规范性检测，包括无档号、分类编码不全、部门编码不全、卷(盒)统计信息不一致性检查、文件未挂接等，列出有问题的档案，并可以智能修复或手工批量修复。在线、离线四性检测。实现对档案完整性、真实性、可用性盒安全性检测，离线是指当两个档案单位之间用标准包(EEP)进行档案交换的时候，进行包检测，通过独立产品来完成;在线是指对当前档案库的条目和附件，按照国家标准进行检查;
l档案鉴定
系统提供密级鉴定、保管期限鉴定、开放鉴定及销毁鉴定多种档案鉴定方式。
l电子档案四性检测
依据2018年4月国家档案局《文书类数字档案检测一般要求》(DA/T70—2018)，开展数字档案四性检测。
l回收站
档案管理过程中删除的数据，首先会进入回收站，必要的情况下可以选择恢复，如果确认数据不需要保留，也支持彻底清除。
l备份恢复
可以分档案库进行备份和恢复，支持异地备份(可将备份文件打包下载进行异地存储，等需要时再上传进行恢复)。
l库房管理
可以按多库房、密集架、阁子查看库存情况，可以查看架上档案的摆放情况、密集架阁子的剩余空间情况等;浏览架上案卷、盒信息时，支持快速查看卷盒内档案的详情，支持对卷盒的摆放位置进行排序等调整。定期或者不定期对实体档案的保管情况进行检查，对库房档案的位置、数量、异常等情况进行盘点，对盘点档案进行录入标记，对异常档案进行处理，对盘点结果进行统计，最终对盘点结果形成报告。
综合利用
系统支持对实体及数字档案资源进行多种形式的利用。包括实体档案的借阅审批、登记流程，对数字档案资源的主动推送及请求推送功能，档案专题的汇总编研功能，档案利用光盘的制作功能，数字档案资源利用的赋权审批流程以及跨全宗利用管理，具体模块划分如下：
l借阅管理
支持按照预设流程针对不同类型档案的借阅申请单进行审批，申请通过后，管理员可进行实物档案借阅登记，以及后续的归还、续借等管理操作，管理员可查看即将到期或已逾期的借阅单，针对性的进行提醒及催还操作，借阅人可通过邮件、消息等方式收到相应的提醒;支持管理员针对不同档案类型配置借阅规则：例如是否允许过期未还者继续借阅、系统默认可借阅的天数等。
l推送管理
当有利用者发出推送请求后，管理员可以接收并进行处理：可根据具体要求整理相关档案条目或专题，并设置相应的有效期，推送给申请人，由申请人对数字档案资源进行利用;也可根据具体情况做驳回处理。
支持管理员主动对档案及专题信息进行整理，并设置相应的有效期，推送给指定的目标用户进行利用。
l赋权管理
支持按照预设流程针对不同类型档案的赋权申请单进行审批，审批通过后，申请人可获得相应的电子原文利用权限。
l编研管理
档案管理员可以创建专题，选取相关的档案，并支持上传编研材料，专题可根据需要指定浏览范围，范围可以是某些部门，也可以是特定的人员。
l光盘制作
档案管理员可以创建档案的数据光盘，选取并添加档案后可在线打包成光盘文件，可以下载后刻录成光盘或以文件的形式存储利用;光盘内的档案支持按档案目录结构浏览条目及电子原文。
统计日志
支持对档案在产生、管理、存储、利用、鉴定、销毁等生命周期中各环节的业务情况进行汇总和统计分析，为进一步提高档案馆的档案管理水平、挖掘档案利用价值提供重要的参考信息。各类汇总统计的结果数据，支持导出excel。
支持对登陆、重要数据修改等各类操作日志进行记录、保护、查询，实现安全保护审计功能，具体模块划分如下：
l使用情况统计
提供对数字档案资源的利用情况(包括原文浏览和原文下载)进行检索及汇总，辅助了解数字档案资源利用的人群分布、对象特点、目的情况。可通过利用时间、利用人、利用的档案条目等条件进行检索;可通过利用人、利用的档案条目、利用的档案库类型等统计口径进行汇总。
l工作情况统计
提供对档案数据的管理情况(包括条目著录、条目删除、挂接原文)进行汇总统计，辅助了解档案产生和管理过程中。可通过档案产生部门、档案库类型、档案管理人员等统计口径进行汇总统计。
l借阅统计
提供对档案实物借阅情况的各类汇总统计。支持按借阅的档案条目、借阅人、档案库类型、借阅目的等口径进行汇总统计。
l档案统计
可对档案的历史快照(项目、案卷、文件、电子文件)、历年存量(项目、案卷、文件、电子文件)、历年维护情况(增加、鉴定、销毁)、历年利用情况(浏览、下载、借阅、推送、赋权等)、历年保管期限分布情况等，进行汇总和统计。
提供饼图、柱状图等形式的统计图表。
l统计年报
支持上传或下载年报模板;支持在线新建、填写、存储、下载年报数据。
提供年报相关的辅助统计，包括立档单位、各个档案类型的库存案卷、文件、永久/长期案卷、永久/长期文件、总页数、电子文件总数、电子文件总容量等。
l日志
可查询各类系统日志，包括详细的登陆信息(IP、用户、时间)、查询日志(用户、档案库类别、查询条件、时间)、操作日志(用户、操作的菜单、操作具体内容、时间)。
可分档案库类型查询档案数据的维护日志，包括：条目的增删改、电子文件挂接、调件调卷、组卷组盒、移交接收、入库出库、鉴定销毁等档案全生命周期的变化情况。
可查询档案的各种形式利用日志，包括：信息推送、专题编研、赋权审批、实物借阅等。
档案配置
支持对全宗信息、档案库类型、档案分类标准、库房配备等信息进行配置;支持对档号产生规则、自动立卷规则、档案排序规则等档案业务规则进行配置;支持自定义报表，具体模块划分如下：
l档案结构
支持对单位信息、全宗信息进行配置，档案馆管理员可以维护立档单位全宗信息;新建立档单位全宗时，支持从已有的全宗复制档案库结构、权限、报表、流程定义等配置作为初始配置。
提供常用档案库类型(文书、科技、合同、会计、实物、照片、音视频等)的标准库结构模板;允许各全宗在标准模板的基础上进行个性化调整;允许自定义条目的著录表单和列表显示顺序等。
提供常用档案库类型(文书、科技、合同、会计、实物、照片、音视频等)的标准分类表;允许各全宗自行调整分类。
支持自定义库房结构;
提供标准的代码库(保管期限、脊背宽度、利用目的、密级等);允许各全宗自行调整代码表或定义新的代码表。
l数据规则
支持分档案库类型定义流水字段的自增规则、档号规则(分段配置规则的表达式)、立卷规则、排序规则等;对于需要在档案库之间移动数据的，支持配置源库与目标库的字段对应关系(自动匹配与手动指定相结合)。
l报表管理
系统提供标准报表模板(封面、目录、备考表、脊背，以及移交清单、借阅单、鉴定清单等);支持各全宗自定义调整。
系统配置
支持对当前单位下部门组织和用户的集中管理;支持对不同管理角色的具体权限进行配置;支持对档案的默认利用权限进行配置;支持设置水印、安全策略、公告发布、流程配置，具体模块划分如下：
l角色用户
支持对部门组织和用户的配置管理(支持与客户的标准组织用户接口进行同步，如LDAP、主数据、UM用户管理等);
系统初始默认定义了局领导、档案管理员、档案利用人员、档案编研人员、系统管理员等常用档案业务角色;支持各全宗自定义管理角色，包括角色的名称、类型、功能权限配置、数据权限配置以及用户绑定配置。
l数据权限
分档案类型配置默认的利用权限，分为知悉范围内的利用权限(默认全部功能)和知悉范围外的利用权限(默认只能检索和查看条目);支持各全宗自定义权限。
支持配置规则权限，用以满足特定人员对特定档案的利用权限(规则权限即为充分条件)。
系统支持附件类型的定义和配置功能，通过配置附件类型可控制前台用户全文检索、利用权限。
l系统选项
支持配置图片或文字水印，支持动态水印。能把当前用户信息(用户名、code、部门名称、部门id等)和时间信息，实时产生在文件预览上，对用户拷贝屏幕等非法获取文件，可做一定的限制。
l安全管理
支持配置密码策略(最小长度、强度要求、定期强制更换);支持定义密码输错的锁定机制(最大试错次数、自动锁定时长、锁定对象——用户或IP地址);支持开启离开保护(限定时长内无操作，自动退出)。
解锁管理，可查看锁定用户或IP，并手动解除锁定。
系统登陆时间设置，可定义系统的开放时段，支持配置特殊人员随时登陆。
l公告发布
档案馆各部门可自行发布公告通知，以及发布管理制度、业务规范、技术标准、通知、通报等。支持上传附件。
l流程管理
系统默认提供各种常用审批流程(借阅流程、赋权申请流程、移交流程、鉴定个流程等)，档案馆各部门可根据自身业务情况进行选择，也可以自定义进行调整;档案馆各部门可配置各个岗位的具体人员。流程定义支持在线的可视化设计。
l辅助服务
系统已集成了数据导入导出工具、统一格式转换工具、OCR识别转换工具、全文检索工具等。
(六)档案开发鉴定系统功能需求
1鉴定任务管理
定义鉴定流程，并发起鉴定流程，鉴定流程分四种，开放控制鉴定，保管期限鉴定，秘级鉴定，其他字段鉴定等;
—个鉴定任务可支持三审或以上的审核步骤，在鉴定过程中，一个鉴定任务可暂停，取消，暂停时可修改鉴定配置;
2鉴定修复
每个鉴定人可对有错误的条目提交错误报告，对于图像性错误还可发起一个新的鉴定任务;
3鉴定统计
鉴定管理员可对所有的鉴定结果按类别进行统计，并鉴定结果;
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